A gestão de despesas corporativas é um dos pilares da saúde financeira de qualquer negócio. Ela envolve processos, pessoas e, acima de tudo, credibilidade. Confia-se que a equipe utilizará os recursos da empresa de forma responsável, seja por meio de adiantamentos, reembolsos ou cartões corporativos. Mas o que acontece quando essa confiança é quebrada? O que ocorre quando pequenas distorções, intencionais ou não, aparecem nos relatórios de despesas? Um quilômetro a mais na rota, um almoço de fim de semana disfarçado de reunião de negócios, uma nota fiscal duplicada. Isoladamente, parecem insignificantes. Somadas, no entanto, drenam recursos do caixa, minam a cultura da empresa, geram desconfiança e criam riscos legais e fiscais que muitas organizações só percebem quando já é tarde demais.

Entender como essas fraudes em reembolsos e no uso de cartões acontecem é um passo fundamental para sustentar a operação, proteger ativos e construir um ambiente de trabalho mais transparente e justo para todos.

O impacto das fraudes corporativas vai muito além do valor desviado em uma nota fiscal adulterada. Trata-se de um problema multifacetado, com consequências que podem abalar as estruturas de uma organização. O primeiro e mais óbvio é o prejuízo financeiro direto. Cada real desviado é um valor que deixa de ser investido no crescimento do negócio, em inovação ou na valorização dos colaboradores.

O custo real da fraude: muito além do valor desviado

Um relatório da PwC (Global Economic Crime and Fraud Survey) revelou que 51% das organizações no mundo foram vítimas de fraudes nos últimos dois anos. Já o 2024 Report to the Nations, da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), analisou mais de 1.900 casos reais e concluiu que as empresas perdem, em média, 5% do seu faturamento anual em fraudes. Globalmente, isso representa mais de US$ 5 trilhões em perdas. Desse total, até 21% das fraudes estão diretamente ligadas a reembolsos de despesas corporativas.

"Para uma empresa que fatura R$ 10 milhões por ano, a perda estimada de 5% representa R$ 500 mil. É um capital que deixa de ser investido em inovação, contratações ou expansão para cobrir ineficiências e desvios", analisa Danielle Lacreta, diretora Jurídica e de Compliance da ACG | PagCorp.

Além do impacto financeiro, há o dano na reputação. Empresas associadas a falhas de controle interno perdem credibilidade no mercado, tanto com clientes quanto com investidores e parceiros. A percepção de fragilidade em governança e controle de despesas pode comprometer oportunidades de negócios.

Tecnologia como aliada na detecção e prevenção

Confiar apenas na revisão manual de notas fiscais é uma estratégia obsoleta e arriscada. O olhar humano se cansa, comete erros e não consegue analisar grande volume de informações na velocidade e escala necessárias. É nesse ponto que a tecnologia se torna uma aliada essencial.

Plataformas de gestão de despesas integradas com cartões corporativos, como o PagCorp, automatizam tarefas operacionais e adicionam inteligência ao processo, além de gerar economia de horas de trabalho às equipes. Esses sistemas utilizam tecnologia para ler e extrair automaticamente as informações de notas fiscais/recibos enviados pelos colaboradores. Validam o valor, a data, o CNPJ do fornecedor, a categoria do gasto e os itens comprados. Também identificam duplicidades ou inconsistências e o relatório de despesas é feito automaticamente.

Automação e controle contínuo

A automação permite criar regras personalizadas que funcionam como vigilância contínua. É possível configurar os cartões para:

• Restringir gastos fora do horário de trabalho ou em valores acima do aprovado na política da empresa.
• Permitir transações apenas em categorias de estabelecimentos autorizados, por exemplo, postos de combustível, restaurantes ou ferramentas de anúncios.
• Sinalizar despesas ou notas fiscais duplicadas, itens não permitidos (como bebidas alcoólicas) e divergências entre valor da nota e transação.
• Bloquear o uso do cartão após duas/três compras ou dias sem envio de comprovação.

Essas regras permitem que o time financeiro atue de forma preventiva (antes da realização da despesa) e proativa, com identificação e questionamento de despesas suspeitas em minutos e não mais após algumas semanas.

Integração ERPs e plataformas de gestão

A verdadeira força da automação está na integração. Um sistema de gestão de despesas pode operar isoladamente, mas também pode ser integrado ao ERP da empresa para centralizar informações financeiras. Isso garante que os dados sejam conciliados automaticamente com a contabilidade e financeiro, o que reduz erros, retrabalho e riscos fiscais. Ao centralizar cartões corporativos, reembolsos e pagamentos em uma única solução integrada, a empresa ganha uma visão completa da sua saúde financeira e dos padrões de gasto.

Além da tecnologia, é essencial que as empresas estruturarem políticas internas e invistam no treinamento das equipes.

Cultura de compliance e prevenção como vantagem competitiva

Evitar fraudes em reembolsos e no uso de cartões vai além da economia financeira: contribui para a construção de empresas mais fortes, resilientes e confiáveis. Uma cultura de compliance bem estruturada, apoiada por políticas de gastos, capacitação contínua e tecnologia, transforma a gestão de despesas de um ponto vulnerável em um diferencial estratégico. Ela promove transparência, aumenta a eficiência operacional e protege a reputação da empresa construída ao longo do tempo.

"Uma política de gastos corporativas não é só um instrumento de controle, é o que permite a empresa entregar mais autonomia ao colaborador com segurança. Quem recebe o cartão sabe exatamente o que pode e o que não pode, trabalha sem fricção dentro das regras, e não precisa adiantar o dinheiro do próprio bolso ou esperar o reembolso 30/60 dias depois. O cartão corporativo, com política e sistema bem combinados, deixa de ser fonte de preocupação para virar uma vantagem operacional concreta", explica Adriana Katalan, sócia e co-CEO da ACG | PagCorp.

Ao adotar uma abordagem proativa, as empresas não apenas reduzem fraudes, mas também fortalecem a integridade e a sustentabilidade do negócio.