A nova etapa da implementação da Reforma Tributária acaba de trazer mudanças importantes para o setor de locação de máquinas e equipamentos. A Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 005/2025 publicada pelo Governo Federal estabelece, pela primeira vez, como a locação de bens móveis deve ser declarada no padrão nacional da NFS-e — trazendo padronização e clareza para o setor, sem alterar a forma atual de emissão até que o novo layout seja oficialmente liberado.

Diante desse cenário, a Sisloc publicou um comunicado técnico detalhando o que muda com a NT 005 e como as empresas do setor devem se preparar. A empresa reforça que o momento exige atenção, atualização cadastral, revisão de processos e o uso de sistemas capazes de acompanhar a transição tributária de forma segura. O sistema Sisloc ERP já possui a estrutura necessária para incorporar o novo layout assim que ele for publicado pelo governo.

O que muda com a Nota Técnica nº 005

A principal alteração trazida pela NT 005 é a criação de um código específico para locação de bens móveis, o 99.04.01 — Locação de Bens Móveis, que finalmente padroniza o enquadramento da atividade no país. Com essa padronização, a emissão de notas fiscais passa a ter um enquadramento uniforme em todo território nacional.

Outra mudança relevante é a criação de um grupo próprio para detalhamento de itens locados (gLocBensMoveis), que passa a exigir informações como NCM, descrição do equipamento e quantidade. O objetivo é oferecer precisão às notas fiscais, facilitar auditorias, reduzir inconsistências e diferenciar de forma inequívoca a locação de bens móveis de uma prestação de serviço.

A NT 005 também determina que a emissão da NFS-e para locação seja habilitada nacionalmente, mesmo em municípios que ainda não aderiram ao emissor padrão. Além disso, os novos tributos da Reforma Tributária (IBS e CBS) deverão aparecer segregados, acompanhados das totalizações previstas para o novo modelo.

O que ainda não entra em vigor

Apesar da publicação da Nota Técnica, o governo informa que o novo layout da NFS-e ainda não está disponível. Portanto, a emissão segue, por enquanto, no padrão anterior (NT 004). Mas, mesmo sem vigência imediata, a NT 005 marca uma virada de chave para o setor. Por isso, a Sisloc orienta que as locadoras aproveitem este período para organizar cadastros, revisar processos e preparar suas rotinas fiscais — ações que farão diferença quando o novo modelo entrar em vigor. Embora o novo layout da NFS-e ainda não esteja vigente, o enquadramento tributário da locação de bens móveis já está definido em lei. Com base na Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025, a locação passa a estar sujeita à incidência dos novos tributos IBS e CBS, com isenção de ISS.

Dessa forma, para as operações realizadas a partir de janeiro de 2026, as notas de locação deverão ser emitidas como documento fiscal eletrônico, com destaque obrigatório de IBS e CBS, conforme já previsto na Nota Técnica nº 004 e reforçado pela Nota Técnica nº 005. A ausência temporária do novo grupo de informações não altera esse enquadramento, uma vez que se trata de um complemento estrutural que será incorporado quando o layout oficial for publicado.

O período atual é considerado estratégico para que as empresas façam ajustes de cadastro, revisem contratos, organizem descrições de equipamentos, atualizem NCMs e treinem as equipes fiscais, evitando correria quando o novo sistema entrar em vigor.

"O ERP já possui estrutura preparada para receber as atualizações da NFS-e, com módulos de faturamento e cadastro que oferecem suporte direto às exigências previstas na NT 005", explica Leônidas Ferreira, conhecido como Leo Sisloc, diretor-executivo da Sisloc Softwares.

Entre as possibilidades oferecidas estão a capacidade de detalhar tecnicamente cada item locado, requisito fundamental para atender às exigências do novo grupo gLocBensMoveis, e a integração nativa com o emissor nacional da NFS-e, que assegura conformidade mesmo em municípios que ainda não aderiram ao sistema. "Somam-se a isso as atualizações contínuas e automáticas, sempre alinhadas às publicações oficiais, a padronização das rotinas fiscais com maior segurança jurídica e a redução de riscos de inconsistências que possam dificultar a emissão quando o novo layout entrar em vigor", detalha Leo.

"O objetivo do Sisloc é antecipar as necessidades do locador. A NT 005 inaugura uma nova lógica fiscal para a locação de bens móveis, e estar preparado fará toda a diferença quando o novo layout entrar em vigor", conta Leo.

Embora as exigências da NT 005 ainda não estejam valendo, a transição para o novo modelo de tributação — com IBS e CBS segregados, campos adicionais e detalhamento obrigatório dos itens locados — exigirá organização e precisão cadastral quando o layout entrar em vigor. Por isso, iniciar essa revisão agora é estratégico.

"O locador que se preparar agora terá uma migração tranquila, mas quem deixar para depois poderá enfrentar uma adaptação mais difícil quando o novo layout entrar em vigor. Por isso, locadoras de todos os portes devem evitar problemas futuros e atravessar a Reforma Tributária com segurança, conformidade e eficiência operacional", arremata Leo.